Cómo sacar todo el potencial de Google Docs


Cómo sacar todo el potencial de Google Docs

El buscador de la G mayúscula ofrece una gran cantidad de aplicaciones móviles y servicios web encaminados a mejorar la productividad de las personas. Otra simplemente son Apps para divertirse o pasar el rato.

Anteriormente les compartimos aplicaciones como Traductor de Google para Android, una de esas aplicaciones que no pueden faltar en nuestro Smartphone sobre todo cuando no recordamos el significado de una palabra en inglés o simplemente estamos aprendiendo un nuevo idioma.

Para los que disfrutan conocer nuevos lugar nuestra recomendación es Google Earth con la cual tiene todo el planeta tierra a tu alcance desde el computador. La aplicación nos permite disfrutar un viaje por los paisajes más hermosos del mundo y aquellos sitios que todos soñamos conocer en algún momento de nuestras vidas.

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Google Maps es otra App indispensable para las personas que no saben ubicarse muy bien, de hecho soy una de esas personas que le cuesta encontrar una dirección por tal motivo esta aplicación no puede faltar en mi Android.

Para esta ocasión vamos hablar de una herramienta web que también cuenta con aplicación móvil para Android, se trata de Google Docs y todas las bondades que tiene este servicio totalmente gratis para mejorar nuestra productividad.

Qué es Google Docs

Se trata de una herramienta que te permite crear y editar documentos de texto directamente desde tu navegador sin necesidad de instalar un software especí­fico o externo. La aplicación permite trabajar varias personas al mismo tiempo en un archivo y además todos los cambios se guardan automáticamente.

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De forma tal que se convierte en una potentí­sima herramienta de productividad pues todas las personas que están editando el archivo pueden ver en tiempo real las modificaciones, comentarios, y datos que ingresan el resto de colaboradores.

La edición con Google Docs es en tiempo real y funciona con la gran mayorí­a de archivos populares en la red. Puedes importar tus documentos para que se puedan editar al instante, entre los archivos que soporta se encuentran los Word, Excel y PDF. Si deseas puedes exportar tu trabajo a los formatos .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.

Funciones para Google Docs que no conocí­as

Con estos trucos para Google Docs puedes mejorar tu productividad en el trabajo.

En esta ocasión venimos con una serie de funciones que seguramente no conoces o dejas de usar en Google Docs, desaprovechando todo el potencial que pueden ofrecerte las mismas, especialmente en el trabajo donde tu productividad se puede ver aumentada notablemente.

Hablar en vez de escribir

Muchas veces puede que no tengas ganas de escribir en el teclado, pero igual necesitas terminar de pasar unos párrafos en tu computador. Para estos pequeños momentos lo mejor es utilizar el dictado por voz de Google Docs.

Con esta herramienta de dictado puedes seguir haciendo el trabajo de una forma más divertida y al mismo tiempo no escribes en el teclado. Para activar esta función nos dirigimos al documento abierto, especí­ficamente en la parte superior, y una vez ubicados en este hacemos clic en Herramientas > Dictado por voz.

Una pequeña ventana aparece con el icono de un micrófono al lado de derecho del navegador; en esta podrás hacer clic para activar o desactivar el dictado por voz. Importante, esta función de dictado por voz solo funciona con Chrome.

Evitar que al pegar  quede con formato

Si existe algo desagradable cuando estamos trabajando con un procesador de texto, es que una vez pegamos un nuevo texto este mantenga el formato de origen. Por lo general cuando pegas un pedazo de texto en Google Docs, es muy probable que la tipografí­a y tamaño de letra terminen variando del resto del documento.

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Para que el formato sea uniforme, y no tengas que sufrir este dolor de cabeza, tenemos varias formas de corregirlo:

  • Selecciona el texto que pegaste y haz clic derecho sobre el texto resaltado para que puedas escoger el apartado de Pegar sin formato.
  • También lo puedes hacer desde la opción Formato > Pegar sin formato.
  • Por último puedes hacerlo desde el menú desplegable de las opciones de Formato y Herramientas donde escoges Texto Normal.

Con esta tres simples pero sencillas opciones puedes hacer que el texto pegado en Google Docs no varié en el nuevo documento.

Añadir más fuentes a Google Docs

Las fuentes instaladas solo aparecen en Google Docs, algo que nos garantiza la seguridad en nuestro equipo.

Esta es una de esas opciones que pocas personas utilizan, desperdiciando un gran potencial para  Google Docs. Añadir más tipografí­as a nuestro documento es ideal para poder tener fuentes acorde a los diferentes trabajos que estemos realizando.

Para añadir más fuentes todo lo que debemos hacer es abrir la barra de menú desplegable que se encuentra ubicada en la parte superior de tu documento, selecciona Más fuentes y listo así­ de simple puedes añadir más fuentes a tu menú.

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En la ventana encontramos una gran selección de fuentes que puedes descargar totalmente gratis. Si quieres tener una idea sobre cómo se ven las respectivas fuentes antes de descargarlas puedes utilizar Google Fonts donde podrás ver frases de ejemplo para cada una de las fuentes. Cuando encuentres una fuente que te guste, solo debes buscar su nombre en Google Docs y añadirla a tu lista de fuentes disponibles.

Etiqueta a los colaboradores en un comentario

Como te mencionamos anteriormente en Google Docs puedes trabajar con otras personas en tiempo real para que todos puedan colaborar en el mismo documento. Si tienes que llamar la atención de alguien a un comentario que has añadido, puedes etiquetarlos para que reciba una notificación y responda tu mensaje.

Para etiquetar un usuario en tu comentario, solo debes ingresar el sí­mbolo @ o el signo + y luego seleccionar a la persona que deseas etiquetar.

Estas simples y sencillas funciones te pueden ayudar a trabajar en Google Docs para que saques todo el potencial que tiene este procesador de textos.